Segnalazioni – Whistleblowing

Il 30 marzo 2023 è entrato in vigore il D.Lgs. 24/2023 “attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

In coerenza con quanto previsto dalla normativa Rai Pubblicità (di seguito anche “Società”) ha adottato un processo di gestione delle segnalazioni e nella presente sezione si riportano le informazioni sia sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, sia sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne ai sensi della normativa sopra richiamata, alla quale si rinvia per tutto quanto non espressamente previsto nella presente informativa.

A.  SEGNALAZIONI INTERNE

Rai Pubblicità ha adottato un Regolamento operativo per la gestione e il trattamento delle segnalazioni whistleblowing.

CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA
SEGNALAZIONI IN FORMA SCRITTA	SEGNALAZIONI IN FORMA ORALE
Piattaforma web dedicata	Incontro diretto – prenotabile al seguente indirizzo e-mail
https://whistleblowing.raipubblicita.it	whistleblowing@raipubblicita.it

1. Presupposti per effettuare le segnalazioni interne

1.1 Cosa può essere oggetto di segnalazione whistleblowing

Possono essere oggetto della segnalazione comportamenti che ledono l’interesse o l’integrità della Società, di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo e che consistono in:

– condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs.231/01 della Società (di cui il Piano di Prevenzione della Corruzione costituisce parte integrante);

– illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione relativi ai seguenti settori: appalti pubblici servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

– atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;

– atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);

– atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Le informazioni possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Possono essere altresì oggetto di segnalazione anche quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni.

Non possono essere invece oggetto di segnalazione whistleblowing, a prescindere dalla qualificazione che viene attribuita dal segnalante alla comunicazione trasmessa, a titolo esemplificativo:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• le lamentele relative ad attività di natura commerciale;
• le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

Tali segnalazioni non vengono gestite come segnalazioni whistleblowing ed eventualmente smistate alle Direzioni/strutture competenti.

1.2 Chi può effettuare una segnalazione whistleblowing

Le segnalazioni whistleblowing possono essere presentate dai soggetti che, a diverso titolo, intrattengono, hanno intrattenuto o sono in procinto di intrattenere (nel caso in cui la segnalazione attenga ad informazioni acquisite nella fase pre- contrattuale) un rapporto di lavoro, di agenzia, di collaborazione o, più in generale, contrattuale con Rai Pubblicità (a titolo esemplificativo, dipendenti, agenti ENASARCO, consulenti, collaboratori, lavoratori autonomi, lavoratori di fornitori o subfornitori della Società, volontari e tirocinanti, ex dipendenti, persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza quali a titolo esemplificativo componenti CDA, componenti ODV).

Le violazioni che possono essere segnalate come segnalazioni whistleblowing devo attenere a comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

È opportuno che il segnalante indichi chiaramente nell’oggetto della comunicazione che si tratta di una segnalazione whistleblowing per la quale si intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione.

1.3 Quando si può presentare una segnalazione whistleblowing

Le segnalazioni possono essere presentate:

– quando il rapporto giuridico è in corso;

– durante il periodo di prova;

– quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

– successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso.

2. Modalità di effettuazione delle segnalazioni interne

Rai Pubblicità mette a disposizione la Piattaforma Web dedicata al Whistleblowing a coloro che intendono effettuare, in buona fede, una segnalazione.

La Piattaforma Web garantisce l’anonimato del segnalante che non intenda fornire la propria identità. Dopo l’accesso il segnalante è guidato nella compilazione di un questionario formato da domande aperte o chiuse che permettono di fornire gli elementi caratterizzanti la segnalazione (fatti, contesto temporale, dimensioni economiche, etc.). La Piattaforma Web chiede al segnalante se intende o meno fornire la propria identità. In ogni caso, le generalità possono anche essere fornite in un secondo momento. Nel momento dell’invio della segnalazione la Piattaforma Web rilascia un codice identificativo univoco (key code). Questo numero, conosciuto solamente dal segnalante, non può essere recuperato in alcun modo in caso di smarrimento. Il key code serve al segnalante per accedere successivamente alla propria segnalazione al fine di:

• monitorarne lo stato di avanzamento;
• inserire ulteriori elementi;
• rispondere ad eventuali domande di approfondimento;
• fornire eventualmente le proprie generalità.

In via alternativa, è possibile richiedere a Rai Pubblicità un appuntamento al fine di effettuare una segnalazione orale mediante incontro diretto. Qualora il segnalante volesse richiedere un appuntamento dovrà:

– inviare apposita comunicazione al seguente indirizzo di posta elettronica whistleblowing@raipubblicita.it ;

– specificare nella richiesta il canale mediante il quale vorrà essere ricontattato al fine di fissare l’incontro diretto (numero di telefono, indirizzo di posta elettronica).

L’incontro diretto verrà fissato entro un termine ragionevole.

Nel corso dell’incontro diretto, previo consenso da parte del segnalante, la segnalazione verrà documentata mediante verbale o mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto. In caso di verbale il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

Le parti in sede di incontro diretto definiranno il canale tramite il quale il segnalante potrà essere ricontattato ai fine di ricevere riscontro sulla segnalazione o, ove necessario, fissare un nuovo incontro per fornire eventuali integrazioni.

Si suggerisce di privilegiare il canale Piattaforma Web, in quanto garantisce maggiore efficienza ed efficacia di gestione delle segnalazioni.

3. Gestione della segnalazione whistleblowing

Il soggetto destinatario delle segnalazioni è il Responsabile per la Prevenzione della Corruzione (RPC) di Rai Pubblicità e il compito di gestire le segnalazioni è affidato al RPC medesimo ed al relativo di team di supporto.

Il soggetto al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolge le seguenti attività:

a) rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione. Nel caso di ricezione della segnalazione mediante la Piattaforma Web tale attività è considerata esperita con l’invio del key code; nel caso di ricezione della segnalazione mediate incontro diretto tale attività è considerata esperita con l’invio di apposita comunicazione di ricevimento della segnalazione a mezzo e-mail;
b) mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
c) dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
d) fornisce riscontro alla segnalazione entro 3 (tre) mesi di calendario dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi di calendario dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla presentazione della segnalazione. Qualora il termine dovesse cadere di domenica o in un giorno festivo il riscontro dovrà essere fornito entro il primo giorno lavorativo successivo. Qualora entro il termine per il riscontro la società non avesse ultimato l’istruttoria il riscontro avrà ad oggetto lo status dell’istruttoria.

Le segnalazioni anonime vengono gestite quando le stesse risultino adeguatamente circostanziate e rese con sufficiente dovizia di particolari e comunque tali da far emergere fatti e situazioni riconducibili a contesti determinati (es. indicazione di nominativi o di specifiche qualifiche, menzione di settori aziendali, eventi, comportamenti determinati, circostanze di tempo e di luogo, etc.).

Sono considerate anonime le segnalazioni che:

a) sono trasmesse mediante posta ordinaria e che:

– non rechino alcuna sottoscrizione da parte del segnalante;

– rechino una sottoscrizione illeggibile o che non consenta di individuare il segnalante in maniera univoca;

– pur apparendo riferibili a un soggetto non consentano, comunque, di individuarlo con ragionevole certezza.

b) sono trasmesse mediante posta elettronica o a mezzo della piattaforma informatica (di cui in seguito) senza fornire l’identità. In tali ipotesi, sebbene sia possibile trasmettere una segnalazione anche senza formale autenticazione da parte del segnalante, questo ha tuttavia la possibilità di indicare i propri riferimenti per essere contattato. La piattaforma informatica consente al segnalante anonimo una interazione con la struttura dedicata mediante l’utilizzo del codice di autenticazione specifico fornito automaticamente al momento di invio della segnalazione anonima.

4. Tutela del segnalante e delle persone coinvolte

Rai Pubblicità garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, del facilitatore (da intendersi la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo), della persona coinvolta (da intendersi sia persona fisica che giuridica) e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Ad eccezione dei casi di responsabilità penale per calunnia o diffamazione, o civile per dolo o colpa grave, il segnalante nonché la persona coinvolta nella segnalazione, il facilitatore, le persone citate e coloro che hanno un particolare rapporto che li lega al segnalante (a titolo esemplificativo persone del medesimo contesto lavorativo e che sono legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado) non possono subire alcuna ritorsione al ricorrere delle condizioni previste dal D.Lgs. 24/2023.

I motivi che hanno indotto il segnalante ad effettuare la segnalazione sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

5. Tutela della privacy

Il trattamento dei dati personali viene effettuato da Rai Pubblicità nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili ed in coerenza con quanto previsto al riguardo dalla normativa interna in materia di protezione dei dati personali.

I dati personali trattati nell’ambito di una segnalazione vengono conservati per il tempo strettamente necessario al loro trattamento, nel rispetto delle norme applicabili e nei limiti delle tempistiche previste nella Informativa privacy Whistleblowing.

Il segnalante che non ha fornito la propria identità nella Piattaforma Web, intendendo effettuare una segnalazione anonima, beneficerà delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione.

La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso da quello titolato a riceverla verrà trasmessa, entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento, al RPC e verrà data contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. Qualora la segnalazione sia trasmessa ad un soggetto diverso da quello titolato a riceverla e la segnalazione stessa non sia stata qualificata come segnalazione whistleblowing, quest’ultima potrebbe non essere gestita.

La comunicazione delle informazioni utili ai fini dell’istruzione e trattazione della segnalazione è consentita – nei limiti strettamente necessari – e in particolare:

• nei confronti dei responsabili apicali delle direzioni/ aree delle attività interessate dalla segnalazione;
• nei confronti dei soggetti incaricati di svolgere accertamenti sulla segnalazione;
• nei casi in cui la conoscenza delle informazioni sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di accertamento;
• ai fini del reporting secondo quanto regolato dalla normativa interna.

B.  SEGNALAZIONI ESTERNE GESTITE DALL’ANAC

1. Presupposti per effettuare le segnalazioni esterne

1.1 Cosa può essere oggetto di segnalazione e chi può effettuare la segnalazione

Si rinvia a quanto indicato nel paragrafo A.1

1.2 Destinatario della segnalazione esterna

Le segnalazioni esterne devono essere trasmesse solo all’ANAC quale unico ente competente alla loro gestione.

1.3 Quando si può effettuare una segnalazione esterna

In via prioritaria il segnalante dovrà utilizzare il canale interno e solo a ricorrere delle condizioni previste dal D.Lgs. 24/2023 potrà effettuare una segnalazione esterna o attraverso gli altri canali previsti (Divulgazioni pubbliche (ad es. a mezzo stampa) e denuncia all’Autorità contabile o giudiziaria).

Più precisamente la segnalazione esterna può essere effettuata esclusivamente qualora ricorra una delle seguenti condizioni:

• non è previsto il canale di segnalazione interna ovvero questo, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In caso di divulgazione pubblica, i benefici della protezione sono garantiti nei casi in cui ricorrano le condizioni di cui all’art. 15 del D.Lgs. 24/2023:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna e/o esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelli in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella stessa.

2. Modalità di effettuazione delle segnalazioni esterne

La segnalazione esterna viene acquisita da ANAC mediante i canali appositamente predisposti

Si tratta di:

– Piattaforma informatica

– Segnalazioni orali

– Incontri diretti fissati entro un termine ragionevole

Al fine di effettuare le segnalazioni esterne, dovranno essere utilizzate le procedure predisposte dall’ANAC (per un maggior dettaglio si rinvia al sito istituzionale di ANAC dove, cliccando il link alla pagina dedicata, si accede al servizio dedicato al “whistleblowing” (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing )

La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro 7 (sette) giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Invia una segnalazione

https://whistleblowing.raipubblicita.it

PRIVACY

Informativa privacy Whistleblowing

RISERVATEZZA

In linea con il dettato normativo, sono garantiti al segnalante altissimi livelli di sicurezza adeguati al canale prescelto anche a livello di infrastruttura tecnologica.

Sicurezza del segnalante e delle segnalazioni nell’utilizzo del canale di segnalazione interna (Piattaforma Web Whistleblowing)

• Il sistema crittografico garantisce che i messaggi ed i relativi allegati possano essere letti esclusivamente dal mittente e destinatario attraverso l’abbinamento della “chiave crittografica” che garantisce il trasferimento di dati riservati.
• L’accesso alle segnalazioni è consentito esclusivamente tramite l’inserimento di un codice identificativo univoco (key code), ottenuto a seguito della segnalazione registrata sulla Piattaforma, che consente al segnalante di “dialogare” con Rai in modo anonimo e spersonalizzato.
• La piattaforma, sia attraverso l’integrazione con la tecnologia di anonimato TOR, sia attraverso un’attenta gestione delle politiche di data retention e logging, non consente il tracciamento digitale del whistleblower.

Grazie all’utilizzo di tali protocolli il livello di riservatezza è molto elevato. Anche per tale motivo si consiglia di utilizzare preferibilmente la piattaforma informatica.